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精致化办公室的“大”在何处?
时间:2014-12-10  

    大办公室的“大”不是指办公室的人多,更不是指办公室的权力大。而是指在业务上要把各二级学院及部分职能部门的办公室资源聚集、整合起来,形成开放的大办公室体制;在工作理念上办公室工作要有大视野,要有全局观,要围绕学校的中心工作考虑问题;在工作态度上办公室要有大气度、大胸怀,不争功,不诿过,甘于做幕后工作;在工作能力上,要有高素质,要有真本事。“大”是精致办公室文化的精神追求。
    一、开放的大办公室体制(信息互通,工作联动,成果共享)。
    我校在威海、济南两地办学,三个校区相隔千里。无影山、济南长清三个校区,随着学校管理机构的不断优化调整,我校十三个二级学院都成立了办公室,任命了专职办公室主任,其他教学和职能部门也都明确了负责办公室工作的人员,也就是说学校对办公室工作空前重视。学校办公室和各二级单位办公室之间没有隶属关系,更没有上下级的领导关系,二级单位办公室之间也很少有直接的业务关系。但如果各办公室之间条块分割,不能及时的信息沟通,不能充分地资源共享,那么办公室综合协调的能力将会大大降低,甚至会出现组织内耗现象,会积累一些负能量。因此,学校办公室有义务在业务上把大家组织起来,把各个办公室的门都打开,形成开放的大办公室体制,及时沟通信息,共享资源,有了困难大家分担,有了成绩大家分享,积累幸福的正能量,实现工作效率的最大化。另外,开放式的办公室体制不仅指内部的开放, 也是指对外的开放,对兄弟院校,对上级部门如教育厅、交通厅办公室的开放,要不断地学习借鉴,我们才有思维的活水,才有进步的动力。
    二、用“微创新”构造精致办公室文化的实践探索。
    过去一年多的时间里,学校办公室在理念创新,制度建设,程序优化,新技术应用等多个方面进行“微创新”探索,取得了阶段性的成绩,积累了一些实践经验。
    (一)培训打开办公室的门。
     2012年学校办公室组织、参与组织、参加的培训有十余个,这些培训从理念(认同感、归属感)、态度、方法等不同的角度打开了办公室的大门,吹进了徐徐清风。
    在组织部组织的全校新任处级、科级干部(包括所有二级单位新任的办公室主任)培训班上,我们以“走进办公室”为题,把办公室的工作性质,工作内容,工作方法,工作思路向大家做了详细、具体的交流、沟通,提出了“大”办公室的概念,收到了积极的反响。
在学校办公室组织的二级学院办公室主任培训会上,我们聘请省高校工委、省教育厅办公室领导讲理念,谈体会;请管理学院的专业教师讲礼仪,谈规范;举行仪式,聘请上级部门办公室领导、兄弟单位办公室领导、相关专业教师作为办公室文化建设的顾问。大家互动交流,切磋方法,演示技巧,大家的心扉打开了,大办公室的理念慢慢形成了。
    在学校年鉴编写、档案整理的专题培训会上,我们请学校分管领导讲工作的意义,宣读学校聘任兼职档案员的通知,进行详细的任务分解和技术培训。通过培训使大家认识到,这些工作不再是“学校办公室的工作”,不再是给“学校办公室帮忙”,而应是大家份内的工作,是“咱们”办公室的工作。改变了大家要我干的消极心态,形成了确定目标、开展工作、检查验收、考核评比、表彰奖励的绩效循环模式。2012年一年增补、新编了5年的年鉴,其中“山东交通学院年鉴(2011卷)”参加省政府评比,获得二等奖的好成绩。全校档案归档工作,也克服了档案室搬家带来的困难,高质量完成任务。
    参加上级部门组织的办公室工作培训是学知识、长见识、开阔视野的重要方式。我们拆除了“大”、“小”办公室的壁垒,积极协调时间、经费问题,使二级单位办公室的同志得到更多的外出培训、学习机会。给年轻人更多的机会,不怕他们进步的快,比我们强,让他们在“大办公室中”找到归属感、认同感,树立事业心,责任心。
在行政车队开展的驾驶技术大比武,新交规及驾车礼仪的培训,形成了讲安全、讲文明的新风气,车队经济效益和服务水平有了明显改善。
    (二)细节永远是精致化的核心。
    一年多来,学校办公室新建或修订了近三十项工作程序,每项程序都配备了流程图和文档模板,使工作细节更加清晰,工作流程更加规范,执行起来一目了然。这些程序已通过院长办公会讨论并发至各单位部门,起到了一定的示范和借鉴作用。比如,学校内部常规会议(学校党委会、院长办公会等)会议议程表格化,每个议题的汇报时间,汇报及列席人的候会时间都有清楚的标注,保证了会议进程的流畅,大大提高会议效率。再比如校内会议(活动)通知,如果只在每周五书面或通过办公网发一次下周会议(活动)安排,领导们公务繁忙很难一下子记住一周的活动安排,我们就要提前一天左右(太长了不容易记,太短了没有准备时间)用短信(飞信)再通知一遍,短信的内容要有主任审核;如果由于信号等原因领导没有回短信,应打电话具体落实一遍,切不可自以为是;领导外出参加会议活动,应提前三天给当事领导、办公室主任(或分管主任)各发一份书面会议通知,以便统筹安排时间。提前一天给领导短信通知并同时通知值班驾驶员,提醒驾驶员注意天气和道路情况,选定行车路线。大型会议活动通知要准确,领导集合时间、地点和会议时间、地点要分开注明,不然早来了到哪儿去?根据会议活动气氛的需要,最好能提醒大家衣着的要求,以免误解浪费时间或出现尴尬状况。再比如对外接待活动,由于外来人员对学校环境可能不太熟悉,我们就要设立指示牌或安排引导员;参加活动的人员对活动安排可能不太清楚,我们要制作活动指南,如果有会议要有清晰的会议议程并提前通知讲话领导做好准备;参加活动人员之间可能不太熟悉,我们就在会议或就餐时摆好席签及人员清单;如果有考察参观活动,我们就提前设计路线(优化路线、考察路况),安排好讲解人员等等。再比如用餐,有时走入了误区,好像花的钱越多越好,上的菜越贵越有营养,结果是“味道不对,剩了一堆,造成浪费”。我们的接待用餐就在学生食堂安排,保证原材料的安全;在家常菜上下功夫,追求适合客人的的口味;以汤菜为主,便于分餐,健康卫生;菜量与人数比例适当,减少浪费。精致只有每个细节都以“分”计算时间,以“米”计算距离,才能做到整个活动细节的完美和各环节流畅衔接。
    (三)以新思路、新方法建设幸福班车。
    学校长清校区距市区三十多公里,80%的教职工每天2个多小时要在班车上度过。班车的服务质量直接影响着正常的工作秩序和大家的工作情绪,因此,我们不断尝试一些新方法和新思路,提高班车幸福指数。
1.免费乘车。2012年以前学校班车收费服务刷卡或投币上车,不但操作麻烦,还给大家一个错觉,谁工作时间长,谁上课多谁花的成本高。经学校党委研究决定后,从2012年起,办公室按照免费模式运行班车,秩序良好,大家心情舒畅。
2.增加班次,优化路线。随着城市的发展,老师们住的越来越分散,城东、城西、城南、城北都有。本着就近乘车的原则,我们增加并优化了班次、路线和乘车点,班次由原来的两班增加到四班,路线由3条增加到6条(其中一个班次论证后可以上高速)乘车点增加了十几个,布局更加合理。这些措施解决了大部分老师上完课回不了家,倒两次车公交才能坐上班车的后顾之忧。
3.设置站牌。由于班次、路线的增多,很多老师(特别是新教师或寒暑长假后)对自己的乘车路线有些模糊,到了发车点东张西望,为弄清楚上哪辆车大费周折。为此我们在长清校区的每个发车点都设置了站牌,详细绘出每辆车的行车路线和停车点,老师们一眼过去,了然于胸,再也不担心上错了车。
4.设立车长。俗话说:没有不下雨的天,没有不出事的车。如果班车在路上意外抛锚怎么办?谁来挺身而出及时协调大家疏散调车?谁来把大家的乘车意见和建议及时反馈给车队?光靠车队长是鞭长莫及的。我们采用推荐、考察的形式在每趟班车上选定两位热心、负责的老师担任车长。他们成了老师、驾驶员、车队之间联系的纽带、桥梁,在维护乘车秩序,协助车辆调度等方面发挥了积极作用。
5.送站接站。由于教学进程的变化,特别是学校考试、会议等活动期间乘车人数不好确定。比如,下午3:30的班车平时可只发一辆,可在期末考试期间由于监考老师的增加,可能要发两辆。为准确把握乘车动向,保证把每一位老师送走,我们实行送站制度,即在比较敏感的时间段,车队负责人要到发车点送站,现场及时调度车辆。有时候,我们的班车还发挥“邮车”的作用,在无影山和长清校区之间,替各单位、部门传递资料、物品。在他们不方便及时取货的时候,办公室就派人到停车点代收,代运。(12万人,12万公里)
我们这都是一些“小动作”,小到有些人觉察不到。但这些“小动作”积累起来,就像有些老师讲的那样“班车就越来越幸福了”。
    (四)应用新技术,工作更轻松
    及时跟踪、应用新的办公技术,是实现工作精致化的有效途径。会议模式的改进是新技术应用典型范例。
传统会议模式,一般提前把发言或讲话稿发给每一位参会人员。不要说大型会议,就是学校的党委会、院长办公会等日常会议有时也要分发一包纸的材料。纸质材料由于缺乏交互性和表现力,接受起来困难,容易使人走神瞌睡。在领导支持下,我们尝试取消会议纸质材料,改用多媒体演示汇报的新会议模式。一年来的结果表明,不但节约了纸张,提
高了会议效率,更重的是大家的多媒体技术应用水平有了大幅度提高,再也不怵做个“PPT”了。
 

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