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以“微创新”为动力, 创建开放式办公室系统
时间:2014-10-16  

       办公室作为学校的综合办事机构和校务运转枢纽,承载着信息交流枢纽、领导参谋助手、综合协调桥梁、全面服务师生等四大功能。学校目前正处在内涵建设快速发展的新机遇期,对办公室工作效率和服务水平提出了更高、更迫切、更精致化的要求。近年来,我们围绕学校中心工作,以“微创新”为动力, 不断进行创建开放式办公室系统的实践与探索。
       一、何为开放式办公室系统?
       关于“系统”,中国学者钱学森认为:系统是由相互作用相互依赖的若干组成部分结合而成的,具有特定功能的有机整体,而且这个有机整体又是它从属的更大系统的组成部分。学校办公室系统是由学校从事办公室工作的人员(包括学校办公室、二级院(部)办公室及其他单位(部门)的从事办公室工作的专兼职人员)、管理制度、工作流程、信息管理平台、设备设施、文化理念等要素构成的有机整体,它是支持学校大系统的子系统,围绕学校中心工作协调运行。运用系统的观点、系统的方法来整体考察办公室工作,体现了普遍联系和对立统一的哲学原理。
今天我们所说的创建开放式办公室系统,是指以一种开放的工作理念、开放的管理模式、开放的工作方法,去优化配置办公室系统内的人力、物力、财力资源,以期激发出系统的潜在能量,发挥出系统地整体优势,提高学校整个办公室系统的运行效益。开放式办公室系统体现的是流通性、参与性、透明性、协同性、创新性、统一性和标准化等特征,是与传统的分散、封闭、墨守的工作状态相对立一种全新的工作模式。
        二、创建开放式办公室系统的背景
       创建开放式办公室系统是学校教育事业快速发展的必然要求,其背景因素主要包括以下几个方面。
       1.多校区办学的地理环境要求
       目前学校在济南、威海两地三址办学,校区之间相距千里。开放式的办学环境,要求学校办公室在工作中,要统筹考虑各校区人员的配备、设施设备的配置、学科专业的特色、制度文化环境等多方面因素,进行及时、有效的沟通和协调,保证学校整体工作的同步有效运转。
       2.学校实施二级管理体制改革的要求
       学校正在逐步推行校、院(部)二级管理体制和绩效考核方式的改革,二级院(部)的办学自主权不断增大。随着学校管理机构的不断优化调整,二级学院(部)都设立了办公室机构,配备了专职办公室主任,其他教学和职能部门也都相对明确了负责办公室工作的人员。学校办公室和各二级单位办公室之间没有隶属关系,更没有上下级的领导关系,二级单位办公室之间也很少有直接的业务关系。但如果学校各办公室岗位、人员之间条块分割,相互封闭,不能及时的信息沟通,不能充分地共享资源,那么整个办公室系统综合协调的能力将会大大降低,内耗沉没成本将会逐步上升。因此,亟需建立开放式的办公室系统,由学校办公室在业务上把各二级学院及职能部门的办公室资源聚集、整合起来,形成开放的大办公室工作体制,及时沟通信息,共享资源,分享成果。
        3.学校人才培养目标的要求
       学校内涵与外延的快速发展,与社会大系统的信息、物质的沟通、交流日益频繁。学校“培养交通事业一线的,具有国际化视野和成长力的工程师和管理者”的人才培养目标,决定了我们培养的人才要满足交通建设市场的需求,要与国际标准接轨。因此,我们的办公室系统不仅内部开放,更要向市场开放,向社会开放,向世界开放。
       三、创建开放式办公室系统的实践与探索
       学校正在进行二级管理和绩效考核的改革,陆、海、空、轨的专业框架及精致化人才培养目标逐渐明晰,新的办公技术,新的工作理念不断涌现。面对千变万化的环境,我们要用创新的理念、改革方法才能逐步实现开放式办公室系统势的创建。但学校办公室作为沟通交流的枢纽、通道,就像汽车的底盘,要坚固、要稳定、要持续。因此他的“变”不能大开大合,不能左右摇摆,更不能超越现实,应该是逐步的,顺序渐进的。就是要通过一系列的“微创新”、“小改进”,跬步细流地去解决工作中的问题,提高工作效率,达成绩效目标。近年来,我们以“微创新”为动力,在队伍建设,制度完善,程序优化,新技术应用,管理模式等多个方面进行创建开放式办公室系统工作的探索,取得了阶段性的成绩,积累了一些实践经验。
      (一)不求所有,但求所用----建立动态的人才队伍管理机制
        人才队伍建设是开放式办公室系统建设的人力资源保障,通过对系统中不同人才的分类管理,激发了活力。
       1. 办公室系统人才队伍的分类
       根据岗位和工作模式的不同,办公室系统工作人员分为多种类型。即有文秘、档案、机要、保密、法律咨询等专业性要求强的岗位,也有收发、文印、车队等不强调专业性的工勤岗位;即有学校办公室和二级院(部)办公室的专职工作人员,也有大量的兼职档案员、兼职信息员、兼职保密员、班车车长、班车站长等兼职工作人员;即有学校内部领导的关心,更有一批校外专家的支持;甚至还有食堂师傅、值班保安等外围人员。
       2.人才队伍的分类管理
        对于专业性要求强的专职岗位人员要严把入口关,强化绩效考核,坚持日常学习制度,明确岗位职责及A、B替代岗设置。
        对于大量的兼职工作人员要明确工作职责,加强业务培训,采取一定的激励措施,增强他们的责任意识和团队认同感。
        对于校内领导和校外专家,要经常向他们汇报工作,听取他们的意见建议,并经常请他们参与业务培训,亲临现场指导工作。
        对于餐厅工作人员和值班保安等外围人员,要保持良好的沟通,帮助解决一些实际困难,培养他们的自信心和责任心,不断提升他们的服务质量。
       3. 建立岗位人员的流动机制
       根据工作需要,各岗位工作人员要允许合理的流动、交换。比如,实行A、B岗位的不定期互换体验,保证替代岗位的有效工作状态;二级单位的办公室与学校办公室,办公室系统与学生、基建、后勤等其他系统岗位每年有一定比例的人员交换流动,以激发工作热情,保证工作的活力;派出办公室系统岗位人员到企业、到机关挂职锻炼或出国进修,提升员工的事业成长力。三年来,学校办公室的人员流动率达到了60%。办公室系统合理、有序的人员流动不仅没有影响工作效率,反而带来了很多新思维、新方法、新手段,工作的精致化程度不断提升。
      (二)流程拐个弯,办事更顺畅-----建立透明的制度完善机制
      制度建设是开放式办公室系统建设的制度保障,制度建设要透明化,要人性化,要标准化。
       1.制度建设要透明化
       完善规章制度不是仅指把规章制度的网织得更严、更密,更是指规章制度的建设要让大家看得明白,便于执行,发挥效用。人们常说办公室开门三件事:办文、办会、办事。这办事又分四个层次:学人办事、教人办事、帮人办事、促人成事。其中的教人办事就是指教人们按规章制度办事。如何才能让第一次走进办公室的老师、学生尽快了解办事程序?我们把规章制度流程化、表单化,模板化。这样直观透明,基本上一看就懂,一想就会,多简单,多省事。学校办公室的所有的规章制度都实现了:一制度,一流程、一表单(一模板)。
       2.制度建设要人性化
       制度建设的宗旨是为广大师生服务,为切实保障师生跑一趟,成一事,我们站在服务对象的角度把工作流程进行合理变形,甚至多拐个弯。比如,印章管理的流程原本是一条直线,不论在那个节点受阻,都影响有效盖章,有时一个要跑好几趟,非常辛苦。对印章使用流程改造后,(如下图)这个问题便彻底解决了,当然,这需要办公室工作人员付出更多的劳动,事后找相关负责人补签字。
       3.制度建设要标准化
       每项制度都具有一定的全局性,制度建设不能闭门造车,不能想当然。办公室每项制度的修订完善不仅要在系统内部广泛征求意见,达成充分的共识,也要在系统外部进行深入的调研。办公室制度要细致、明确,保证可操作性。包括会议室要配备那些文具,怎么摆放,如何检查等都要有明确的描述;学校办公室的制度不能与上级的要求相冲突,保证制度的时效性;学校办公室的制度不能与学校其他单位(部门)的相制度冲突,保证制度的统一性;学校办公室的制度在办公室系统内部要有示范性,对二级院(部)办公室的制度建设具有指导性,保证制度的标准化。由于制度的模板化、标准化,有些工作如接待,虽然需要多个单位(部门)协同参与,但能做到无缝对接。
       (三)人人都是主角------建立训练体验式培训机制
        人员培训是开放式办公室系统建设的思想保障,通过培训才能统一认识,形成合力,达成目标。
       1.在开放的空间体验培训
       办公室是个综合服务机构,你的服务对象在哪里,你的服务就要跟踪到哪里。我们的业务培训要接地气,要有现场感,培训和服务结合起来,融为一体。比如,在接待过程中来宾经常要参观校园和实验、实训室,有时要在学校食堂用餐。那我们的接待培训就在校园内进行,要熟悉每条参观路线,要了解校园每一处文化景点,要把三棵杨树的故事,火车头的故事、诚信驿站、外语村的故事深情地讲述给大家,展示我们校园的美,表达我们对学校的爱;要深入到实验实训室,了解设施设备的构造功能,熟悉学校的专业架构;要深入到食堂灶房,要和食堂师傅一起定菜谱,学烹调,要把家常菜做出真滋味。又比如,法律服务业务培训就要深入到工地去,深入到学生班级、宿舍去,现场研究学习如何利用法律知识五解矛盾,调纠纷,去维护个人的权利、权益。
       2. 人人都是培训的主角
       办公室工作事务性强,操作性强,过去的培训模式比较单调,要么专家讲座,要么领读文件,往往是会上听得清清楚楚,会后忘得干干净净,效果不理想,培训走过场。训练体验式培训就是人人都是培训的主角,大家组团队、分任务,每个人都有当老师的机会。培训前大家紧锣密鼓查资料、求名师,认真制作PPT,精心准备各种道具。都想把自己最光彩的一面展示给大家。培训中创设各种工作情景,大家边讲边练,在互动操作中很快掌握了各种工作规范和技巧。比如,如何摆放参会人员的桌签,我们就创设了不同的参会人员组合,大家分组讨论、演示,在不断的训练体验中找到了感觉。
       结合训练体验式培训,我们自编、自导、自演了一部90分钟的高校办公室业务培训教学片,拍摄的过程就是培训和学习的过程。主要内容包括:(1)办公室礼仪(2)接待工作程序(3)会议流程(3)日常工作流程(4)办公室综合文化展示(茶、酒等餐饮文化)(5)校园文化展示等。这些内容我们通过一个一个的故事串联起来,带着对师生的真挚感情去演绎自己的工作,去展示校园的美。教学片及脚本已与出版社签订出版发行合同。
       3.请进来,走出去,呼吸外面的新鲜空气
       我们的培训绝不自娱自乐,每一次培训都会邀请校内外的专家现场指导点评,教学片的拍摄过程中得到了山东电视台专家的大力帮助;我们更不是只在校内培训,每年都会选派人员外出参加学习、研讨,他们学习的体会将作为校内培训的素材;我们的培训覆盖面广,包括了办公室系统中各个岗位,不同单位(部门)的专兼职工作人员。
通过培训,大家找到了认同感、归属感;通过培训,大家敞开了心扉,碰撞出许多智慧的火花。
      (四)做办公软件的主人------OA系统的深度开发
       OA办公系统是开放式办公室系统建设的技术保障,充分应用现代办公技术和办公理念,起到事半功倍的工作效果。
      1.传统OA办公系统的缺陷
学校目前运行的OA办公系统存在着(1)技术架构落后(2)兼容性差,不能跨平台使用,仅适用于windows平台(3)系统办文流程与实际办文程序不吻合 (4)基础数据管理权限过于集中,管理效率低下(5)车辆、会议室等管理不完善、不适合使用等一系列的问题,功能亟待改造、提升。
       2.对OA系统的二次开发
       在对OA办公系统进行改造升级的过程中,我们不当看客,不作被动消费者。从完成招标时起,就主动与软件公司一道投入到二次开发及功能完善工作中。
(1)进行广泛的调研,充分论证。广泛征集校内办公系统用户的意见建议,并组成由学校办公室、职能部门、二级学院办公室等人员参加的OA系统二次开发工作组,到其他院校、软件公司等实地调研交流。
(2)开发工作组与系统研发工程师对系统程序代码进行修改,并进行现场调试、完善,避免使用中出现漏洞,造成损失。
(3)新的OA办公系统实现了公文流转的全数字化(不再有手签公文);实现了通知公告的分类个性化;实现了管理权限的均衡化;实现了手机等移动终端链接的实时化,实现了多校区的视频会议。
3.OA办公系统的门永远是敞开的
新的OA办公系统大大改善了办公环境,提升了办公效率。在使用的过程我们将继续跟踪前沿技术,提出合理化建议,做软件工程师的参谋,使OA系统成为一个开放的,不断创新提升的办公软件平台。
      (五)看看与昨天有什么不同-----让创新成为一种工作习惯
       开放式办公室系统地重要标志之一是他的创新性,创新是建设开放式办公室系统的动力保障。创新应从从身边开始,从小事开始,从细节开始,创新离我们并不遥远。
       1.喝一碗心灵鸡蛋汤
       办公室工作的特点有四高四低:强度高,能见度低;矛盾集中度高,预见性低;关注度高,容忍度低。这些特点要求办公室工作人员要有四高四低来应对:高调做事,低调做人;效率要高,成本要低;素质要高,期望值要低;认可度高,替代性低。这两个“四高四低”很容易让大家陷入如履薄冰、谨小慎微、观望守成的保守心态。
       如何打开心扉,碰撞出心灵火花,释放出创新的激情?每周办公室都利用中午时间有一个小聚会,或一杯清茶,或一杯咖啡,或一盘干果。不固定人数,不固定主题,大家轻聊慢饮,可以是工作,可以是家庭,可以是心情。通过沙龙式的活动,大家放下了包袱,活跃了思维,虚中见实,我们不期待心灵鸡汤的疗效,但在心灵鸡蛋汤的按摩下,碰撞出不少智慧的火花。其中,“倒三角”工作法,带点东西回家,看看去年的你等工作方法应运而生。
       所谓“倒三角”工作法,就是工作思路、创新点等从科员到主任,自下而上逐级提出,上一级帮助下级进行可行性论证,提供实现条件。这样能使创新的热度蒸蒸日上,而不是“正三角”的上热下凉,“倒三角”工作法着重培养大家独立思考和自我成长的能力。
带点东西回家,是指在外出参观、学习、研讨时,要用不同的视角去审视“他山之石”,找到可借鉴、可采纳的经验和思维带回来,并落实到我们的具体工作中,或改进方法,或启发思路。
       看看去年的你,是指每年的年初每个人都要定个目标,在新的一年中想在工作的哪些方面进行创新、改进。年末总结中,要说说目标实现的情况,要比较与去年有什么不同,要找准位置,不断积累岗位成长力,不断增强不可替代性,做到日日新。
      2.短信里面有大文章
      在信息技术发达的今天,办公室的每一条短信里都有大文章。会议(活动)的短信通知都有具体的模板,短信的要素、发送时间的提前量都有明确规定。领导外出参加会议活动,应提前三天给当事领导、办公室主任(或分管主任)各发一份书面会议通知,以便统筹安排时间。提前一天给领导短信通知并同时通知值班驾驶员,提醒驾驶员注意天气和道路情况,选定行车路线。大型会议活动通知要准确,领导集合时间、地点和会议时间、地点要分开注明,不然早来了到哪儿去?根据会议活动气氛的需要,最好能提醒大家衣着的要求,以免误解浪费时间或出现尴尬状况。
       3.让班车越来越幸福
       学校长清校区距市区三十多公里,80%的教职工每天2个多小时要在班车上度过。班车的服务质量直接影响着正常的工作秩序和大家的工作情绪,因此,我们不断尝试一些新方法和新思路,提高班车幸福指数。
(1)免费乘车。2012年以前学校班车收费服务刷卡或投币上车,不但操作麻烦,还给大家一个错觉,谁上课多谁花的成本高。经学校党委研究决定后,从2012年起,办公室按照免费模式运行班车,秩序良好,大家心情舒畅。
(2)增加班次,优化路线。随着城市的发展,老师们住的越来越分散,城东、城西、城南、城北都有。本着就近乘车的原则,我们增加并优化了班次、路线和乘车点,班次由原来的两班增加到四班,路线由3条增加到8条(其中一个班次论证后可以上高速)乘车点增加了几十个,布局更加合理,保证了每个老师距乘车点不到10分钟路程。
(3)设置站牌。由于班次、路线的增多,很多老师(特别是新教师或寒暑长假后)对自己的乘车路线有些模糊,到了发车点东张西望,为弄清楚上哪辆车大费周折。为此我们在长清校区的每个发车点都设置了站牌,详细绘出每辆车的行车路线和停车点,老师们一眼过去,了然于胸,再也不担心上错了车。
(4)设立车长(站长)。俗话说:没有不下雨的天,没有不出事的车。如果班车在路上意外抛锚怎么办?谁来挺身而出及时协调大家疏散调车?谁来把大家的乘车意见和建议及时反馈给车队?光靠车队长是鞭长莫及的。我们采用推荐、考察的形式在每趟班车上选定两位热心、负责的老师担任车长(或站点站长)。他们成了老师、驾驶员、车队之间联系的纽带、桥梁,在维护乘车秩序,协助车辆调度等方面发挥了积极作用。
(5)送站接站。由于教学进程的变化,特别是学校考试、会议等活动期间乘车人数不好确定。比如,下午3:30的班车平时可只发一辆,可在期末考试期间由于监考老师的增加,可能要发两辆。为准确把握乘车动向,保证把每一位老师送走,我们实行送站制度,即在比较敏感的时间段,车队负责人要到发车点送站,现场及时调度车辆。有时候,我们的班车还发挥“邮车”的作用,在无影山和长清校区之间,替各单位、部门传递资料、物品。在他们不方便及时取货的时候,办公室就派人到停车点代收,代运。
wifi
       我们这都是一些“小动作”,小到有些人觉察不到。但这些“小动作”积累起来,就像有些老师讲的那样“班车就越来越幸福了”。
     (4)家常菜做出真知味
       党的群众路线教育实践活动开展以来,对党政机关的接待要求非常具体、明确。不是来了客人不能吃饭,而是不能违规、不能超标,不能奢侈、不能浪费。有时走入了误区,好像花的钱越多越好,上的菜越贵越有营养,结果是“味道不对,剩了一堆,造成浪费”。我们的接待用餐就在学生食堂安排,保证原材料的安全;在家常菜上下功夫,追求适合客人的的口味;以汤菜为主,便于分餐,健康卫生;菜量与人数比例适当,减少浪费。
       (四)应用新技术,工作更轻松
       及时跟踪、应用新的办公技术,是实现工作精致化的有效途径。会议模式的改进是新技术应用典型范例。
       1.一年省了100包纸,拯救了一片小树林
传统会议模式,一般提前把发言或讲话稿发给每一位参会人员。不要说大型会议,就是学校的党委会、院长办公会等日常会议有时也要分发一包纸的材料。纸质材料由于缺乏交互性和表现力,接受起来困难,容易使人走神瞌睡。在领导支持下,我们尝试取消会议纸质材料,改用多媒体演示汇报的新会议模式。一年来的结果表明,不但节约了纸张,提高了会议效率,更重的是大家的多媒体技术应用水平有了大幅度提高,再也不怵做个“PPT”了。
       2.少跑了5万公里
       学校两地三址办学,相隔千里,从威海到济南开次会要花费两天的时间,近两千元的费用,很不经济。我们充分利用OA办公系统中的视频会议功能,实现了三个校区会议的实时转播与互动,每年节约经费十几万元,少跑了5万公里路程。
       3.会议室里的百宝盒
       便笺纸、笔(签字笔、铅笔等)、面巾纸、橡皮、裁纸刀,甚至老花镜等是会议室常用的文具,而这么多文具的摆放,常常是丢三落四。为使会议室更加人性化,我们在会议室配备了多功能文具盒,把这些文具集成起来,统一摆放,使用起来方便多了。
       4.压膜椅签真方便
      一些大型会议,要求各单位部门人员分区就座。过去每次开会都要打印一遍椅签,一般五六十张,裁好后用胶带纸粘到椅背上,用完还要撕下来,费时费力,很是辛苦。我们的工作人员想了个办法,把椅签压膜后,装上两个铁夹,可直接加在椅套上,反复使用,这样就方便,又卫生。
       5.一年省出7个工作日
       学校重要的会议,如:党委会、院长办公会等都要提前做出会议表,列出每项议题的名称、汇报人,列席人等。议题比较多是,汇报人和列席人侯会的时间不好掌握,来早了耽误自己的时间,来晚了耽误大家的时间。为此,我们给每项议题确定了大致的时间,并努力把汇报人或列席人相同的议题排在一起,大大节约了参会人的时间。有参会比较多的部门负责人说,这样的会议表,一年能给他省出7个工作日。
        四、未来工作的几项思考
       1.开放式办公室系统的建设是一个过程
       开放式办公室系统的建设是一个过程,是一种思维方式,是一种工作氛围。这个过程没有终点,也就是常说的没有最好,只有更好。在工作中不能满足,不断学习借鉴新的理念,新的技术,进一步提高工作的精致化水平。
       2. 开放式办公室系统的建设不是孤立的
       每个系统都不是孤立的,他需要与外界其他系统进行信息和能量的交换。开放式办公室系统的建设需要学校大系统的支持,需要与学生、后勤、教务等各个系统之间的协调互动,才能发挥出其应有的作用。

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