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山东交通学院党政公文处理办法
时间:2014-06-04  

第一章           总 则

 

第一条  为适应工作需要,推进学校党政公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》和省委办公厅、省政府办公厅印发的《山东省<党政机关公文处理工作条例>实施办法(试行)》及有关规定,结合我校实际,制订本办法。

第二条  本办法适用于我校党政公文处理工作。

第三条  党政公文是我校党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻上级方针政策,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况的重要工具。

第四条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  学校各单位(部门)及其负责人应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,学校办公室及各单位(部门)文秘工作负责人应当列席或者旁听本级党委、行政重要会议。各单位(部门)应指定专人负责公文处理工作。

第七条 学校应当加强公文处理工作的理论研究,认真总结实践经验,不断创新公文拟制、办理、管理方式方法;应当为公文处理工作创造必要的条件,及时更新技术手段,促进公文处理工作水平不断提高。

第八条 公文处理工作人员应当具有较高的政治和业务素质,恪尽职守,严谨细致,遵守纪律,保守秘密。

第九条 学校办公室主管全校的公文处理工作,负责学校公文制发、公文办理、公文管理及安全保密,制定与实施学校公文处理工作规章制度;对学校各单位(部门)公文处理工作进行业务指导和督促检查。

 

第二章           公文种类

 

第十条  学校常用公文种类主要有:

(一)决议。适用于经会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。    

(五)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。   

(八)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级单位请示事项。

(十)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

 

第三章  公文格式

 

第十一条  学校党政公文一般由发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

(一)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

发文单位标志为发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字的,用于发布、传达贯彻上级方针政策,作出重要工作部署,批转、转发重要公文。发文单位标志为发文单位全称或者规范化简称的,用于发布有关事项,向上级单位请示、报告工作,批复下级单位的请示等具体事项。

(二)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

(三)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(四)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

(五)主送单位。公文的主要受理单位,应当用单位全称或者规范化简称或者同类型单位统称。

(六)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(七)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(八)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

(九)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。

(十)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。有特定公文单位标志的普发性公文、翻印的公文、纪要和电报可以不加盖印章。

(十一)附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。

(十二)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十三)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其它单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十四)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十五)页码。公文页数顺序号。

第十二条  公文的版式按照GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十三条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十四条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

 

第四章  行文规则

 

第十五条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性,从严控制公文制发数量。

第十六条  严格掌握公文制发规格。可以部门名义行文的,不以党委、行政或者学校办公室名义行文;可以学校办公室名义行文的,不以党委、行政名义行文。

第十七条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文时,应当同时抄送被越过的单位,并说明原因。

第十八条  向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)以正式公文形式报送,不得以“请阅件”、“呈阅件”等非规范形式报送。

(二)原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。

(三)属于党委职权范围内的工作,以党委名义上报上级党委;属于行政职权范围内的工作,以行政名义报送上级行政单位。

(四)党委、行政的职能部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经学校党委、行政同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

(五)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(六)除上级机关负责人直接交办事项外,一律按照程序报上级机关办公室(厅)办理,不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文,不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。

(七)受双重领导的单位向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

第十九条 校内行文,应当遵循以下原则:

(一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级机关。                                                                                 

(二)学校党委办公室、院长办公室根据党委、行政授权,可以向校内同级单位(部门)行文。其他单位(部门)不得向同级单位(部门)发布指令性公文或者在公文中向同级单位(部门)提出指令性要求。同级单位之间商洽工作、询问和答复问题,均应以“函”行文。

(三)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,学校责令其纠正或者撤销。

第二十条  学校与其他同级单位、学校党委与行政、同级党政职能部门或其他同级单位必要时可以联合行文,联合行文应当明确主办单位。属于党委、行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。

党委、行政的部门依据职权可以相互行文。

第二十一条  学校内设机构除学校办公室外不得对外正式行文;临时机构不得对外正式行文。

 

 

第五章 公文拟制

 

第二十二条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十三条  起草公文应做到:

(一)符合国家法律法规、党的路线方针政策及学校相关规章制度,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼,语言庄重,用词规范。

(四)人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

(五)引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。

(六)公文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其规范缩写形式,应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。

(七)文种正确,格式规范。

(八)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(九)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草部门必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(十)行政机关公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定,起草部门应当提出初步意见。

(十一)学校负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十四条  学校党委、行政的部门以党委、行政或者办公室名义行文,应当代拟文稿。

(一)部门代拟文稿,一般应当经党委、行政授权或者同意;未经授权或者同意的,应当先行书面请示。

(二)部门代拟文稿,应当由部门主要责任人核稿。

(三)部门代拟文稿,应当在保证质量的前提下尽量缩短在本部门和会签部门的运转时间,经本部门主要负责人核稿和有关部门主要负责人会签后,一般应于正式公文印发前7个工作日报送学校办公室。

(四)部门报送代拟文稿,应当书面说明背景情况、行文依据、起草情况、会签情况等。

第二十五条  需要党委、行政审议的重要公文文稿,审议前由学校办公室进行初核。

第二十六条  公文文稿签发前,应当由学校办公室进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规、党的路线方针政策和学校有关规章制度;是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行,是否符合学校实际情况。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协调并达成一致意见。

(四)重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

(五)主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

(六)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(七)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十七条  未经学校办公室审核的公文文稿,不得直送学校负责人;不按照程序报送的,学校负责人可不予受理,退有关部门按照程序办理。

第二十八条  经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

第二十九条  公文应当经学校负责人审批签发。重要公文和上行文由学校主要负责人或者主要负责人委托的负责人签发;涉及某一方面工作的公文,由分管负责人签发。党委、院长办公室根据党委、行政授权印发的公文,由其主要负责人签发,或报请学校领导签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第三十条  审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水,不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。

 

第六章  公文办理

   

第三十  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第三十二条  收文办理的主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。签字、盖章应当使用全名,做到清晰工整,签收时间应当注明年、月、日,紧急公文应当注明签收的具体时间。签收时如发现问题,必须及时向来文单位查询,并采取相应的处理措施。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送单位、成文日期、分送范围、经办人等。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本单位办理;是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求;涉及其他部门权限范围内的事项是否已经协商、会签;是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。对上级机关的公文,凡标注印发传达范围的,按照规定的范围分送;未标注印发传达范围的,根据公文内容及有关要求合理确定分送范围。对下级及其他单位的公文,经筛选分类后分送,内容相同的情况报告类公文可以综合后分送。有明确时限要求的,按照时限要求分送。

批办性公文一般由学校办公室按照有关规定,结合工作实际,提出准确规范、简明扼要的拟办意见,报学校负责人批示后转有关部门办理。转办时应当提出明确的办理要求。需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理期限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(五)传阅。根据领导指示和工作需要,将公文及时送传阅对象阅知或者批示。阅知性公文一般按照学校负责人职务排序从前向后传阅,批办性公文一般按照学校负责人职务排序从后向前传批。绝密级公文应当由专人负责办理。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续,随时掌握公文去向,不得漏传、误传、横传、延误。

(六)催办。公文传办后应当主动掌握公文办理的进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第三十三条  发文办理主要程序是:

(一)复核。已经学校负责人签发的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签发人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数,并对公文标题、成文日期等详细记载。

(三)印制。严格履行校对、制版、印刷、装订等程序,确保公文印制质量和时效。

(四)核发。公文印制完毕,应当对成品公文的文字、格式等再作校核,并对用纸、墨色、裁切、装订等进行检查,核实无误后准确及时分发。

(五)学校党政公文除存档、上报上级单位以及其他特殊情况需要印制纸质公文外,均以电子文件形式通过学校办公网发布。公文发布的权限、范围由学校办公室根据上级及学校有关规定和实际工作需要确定。

第三十四条  发送和传递公文应当进行编号、登记,并严格履行交接手续。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输涉密公文。

第三十五条  需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规及学校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件或者其他形式的公文副本。

 

第七章  公文管理

 

第三十六条  学校应当建立健全公文管理制度和公文管理第一责任人制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第三十七条  学校党委、行政公文由学校办公室专人统一管理。学校应当建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十八条  公文的印发传达范围应当按照发文单位要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。需要公开发布的公文,须经发文单位批准,未经批准不得公开发布。经批准公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

第三十九条  会议上一般不印发公文;确需印发的公文,应当在会议结束时即行收回。经会议主持机关批准,与会人员带回学校的公文,应当及时交学校办公室公文管理人员管理。

第四十条  严格落实涉密公文保密管理有关规定。

(一)涉密公文应当存放在符合安全保密要求的场所,配备必要的保密设备,与非涉密公文和材料分别存放,并定期进行清查、核对;涉密公文电子版(含过程稿)应当存储在涉密计算机或者专用涉密存储介质中。

(二)组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文,应当在符合安全保密要求的场所进行,严格限定知悉范围,并提出明确保密要求。

(三)借阅、复制、下载、汇编、摘抄涉密公文,应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、下载、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

存储公文的磁盘、光盘及其他存储介质按照所存储公文的最高密级管理。

(四)任何单位、个人不得向无直接业务关系或者无隶属关系的机关、单位发送、索要涉密公文。对违反规定发送或者索要的,应当退回或者拒绝。

(五)涉密公文未经批准,不得携带外出。确需携带外出的,必须经发文机关或者发文机关授权的公文管理单位同意。

(六)涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定定期清理、清退或者销毁。

(七)涉密公文遗失或者泄密的,应当立即采取补救措施,并及时报告发文机关或者经发文机关授权的公文管理单位,受理单位应当立即作出处理,并及时报告上级发文机关和同级保密及公安部门。

第四十一条  公文的撤销和废止,由发文单位、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第四十二条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定,报单位负责人审批并履行登记手续,派两名以上人员到现场监督销毁。绝密级公文应当逐页清点登记,机密级公文应当逐份清点登记,送交保密行政管理部门销毁工作机构或者保密行政管理部门指定的承销单位销毁。销毁涉密公文应当使用符合国家保密标准的销毁设备和方法,确保涉密信息不可还原,确保涉密公文不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十三条  部门合并时,全部公文应当随之合并管理;部门撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案室,其他公文按照有关规定清退、销毁;临时设置的机构,当任务结束时,其公文集中移交学校办公室管理。

工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十四条  新设立的部门应当向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,部门合并或者撤销时,相应进行调整。

 

第八章   

 

第四十五条  党政公文含电子公文,本办法规定的公文办理流程适用于电子公文流转程序。

第四十六条  中共山东交通学院纪律检查委员会、山东交通学院工会、共青团山东交通学院委员会的公文处理工作,可以参照本办法执行。

第四十七条  本办法由学校办公室负责解释。

第四十八条  本办法自发布之日起施行,原《山东交通学院公文处理办法》(鲁交院党办发〔2005〕3号)同时废止。

 

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