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山东交通学院档案查、借阅制度
时间:2014-04-10  

一、国内利用者利用开放的纸质档案可持有效证件或所在单位介绍信等合法证明,直接来本室查阅和利用。

二、本校人员因工作需要,查阅本部门未开放档案,需填写“利用档案审批表”,经本部门负责人同意;查阅其他部门的未开放档案,需经档案形成部门负责人或档案形成者同意并出具书面证明。

三、校外人员查阅本校未开放档案,需出具单位组织部门介绍信,写明查阅理由和要求,经办公室主任或学校有关部门同意后方可利用。

四、查阅党群档案时,应由党员干部查阅,并经党委有关部门负责人签字批准,查阅党委文件和会议记录、纪要等档案时,应经党委书记批准,并一律不准借走,只能在档案室查阅有关内容

五、历届毕业生复制成绩单或办理学历、学位证书证明,需持本人学历、学位证书,代办还需带好委托书及代办人身份证等有效证件,并经档案形成部门批准后方可利用。

六、开放档案信息的网上利用,目前仅限于档案管理系统网上授权利用。

七、室藏档案一般不外借(特别是原件)。若有特殊需要必须外借时应提出外借申请,经档案工作人员批准后,方可办理出借手续。

八、档案外借期限不得超过一周,如有需要可办理续借手续。逾期不还且未办理续借手续者,本室将会同主管部门酌情予以处罚。

九、借阅者应对所借档案的安全保密负责,档案外借期间应妥善保管,并保持档案的整洁。如有遗失应立即报告,以便及时追查处理。

十、利用者不得擅自拆卷,更不得在案卷上涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁和污损。利用过程中如有损坏,本室可根据档案价值责令利用者进行赔偿。

十一、为保护档案,档案阅览室内禁止吸烟,饮料和食品等谢绝入内。

十二、教职工调离本校前应还清所借档案,否则不予办理离校手续。

十三、利用者有义务及时有效地向综合档案室反馈档案利用效果。

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