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山东交通学院电子文件归档管理暂行办法
时间:2014-06-04  

为适应我校办公自动化、网络化需要,推进我校档案工作的信息化、现代化建设,加强电子文件的管理和开发利用,根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《山东交通学院档案管理办法》等有关政策法规,结合我校实际,特制定本办法。

第一条  本办法所指的电子文件,是指我校师生员工在教学、科研、管理等活动中形成的,能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘和光盘等介质上,并可在网络上进行传递的代码序列。

第二条  本办法所指的电子档案,是指经过鉴定,具有保存价值和利用价值的归档电子文件及其相应的支持软件产品和软、硬件说明。

第三条  由学校有关部门提供办公自动化管理软件,并负责系统的维护和修改。各部门在自动化办公过程中及其他活动中形成的电子文件必须有部门领导分管,并指定专人负责电子文件的管理、鉴定和归档。

第四条  电子文件一经产生,必须严格按要求妥善管理,确保其不散失、不损坏、不失真。

第五条  电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。各部门必须定期通过校园局域网向综合档案室归档,或以磁盘、光盘等方式归档。任何部门或个人不得拒绝归档,更不得将应归档电子文件据为己有。

第六条  档案工作人员应忠于职守,具备计算机和网络应用知识,熟练掌握学校计算机网络系统的操作、复制等技术,组织编制归档电子文件的各种检索工具,并积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。

第七条  电子文件归档范围

我校机关各部、处、室,各学院,研究所(室、中心),各直属单位在网络办公过程中或未通过网络,但在计算机上处理过的,记录和反映部门各项工作情况的各种电子文件经鉴定为档案的材料,应通过网络或使用磁盘、光盘、磁带等载体进行复制,进行归档保存。

    归档类型包括:

1.字处理文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等,收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。

1)定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿文件,记录了文件形成的最后结果,明确了公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者;对特别重要的文件,其历次修改稿如果都有必要保存时,每一稿应以不同的标识区别。

2)正式电子文件:将修改、签发完毕的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明,并注意收集齐全。

2.图像文件:用扫描仪等设备获得的静态图像文件,如果其压缩计算方法特殊,则应将相关软件一起归档。

3.图形文件:采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件,收集时应注意其对设备的依赖性问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

4.录像文件:用视频、音频采集设备获得并经计算机处理的音视频动态文件,收集时应注意其标识和相关软件。

第八条  电子文件的归档方式

1.逻辑归档:指在计算机网络上,将电子文件的物理地址存放在由综合档案室控制的网络服务器存储器中,使该电子文件能供综合档案室和其他业务部门有效利用和处理的过程。

2.物理归档:指把计算机及其网络中,经过归档处理的电子文件,卸载到一定的载体上,向综合档案室移交,实行脱机保存的过程。

学校办公自动化管理系统运行后,并具有稳定、可靠的网络环境和严密的安全管理措施,以及对内容重要的电子文件实行制作纸质版本的部门,可实行逻辑归档。脱离校园网运行的电子文件,或在办公自动化管理软件不完善的情况下,应采取物理归档方式。

第九条  电子文件逻辑归档的基本要求

1.档案工作人员要会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限和范围。

2.正式电子文件一经产生,任何部门或个人不得随意修改、删除。

3.电子文件归档操作由各部门指定专人负责,办理完毕的电子文件要按照《山东交通学院档案分类编号方案》进行分类、编号并确定保管期限,挂接到综合档案管理网络或送交综合档案室室。

4.综合档案室指定专人负责在网络上接收各部门发送的归档电子文件,做好电子文件的鉴定和审查工作。

5.校园网内部要有可靠的安全防范措确保数据准确无误地运行。

6.档案工作人员在设备更新时应参与数据更换工作,并记录在案。

7.电子文件归档后,应建立检索目录,网络管理人员要及时清理网上的复制件。

第十条  电子文件物理归档的基本要求

1.用优质的光盘、磁盘、磁带等载体,并清除计算机病毒。

2.按照《山东交通学院档案分类编号方案》对电子文件进行分类、组盘、编号、确定保管期限。

3.建立山东交通学院电子文件文字备份表(详见附件),认真填写相关内容,同时要有相关责任者签字,方为有效。

4.综合档案室要定期对已归档电子文件进行检查、复制,并采用先进技术手段进行安全保管。重要的电子文件必须备份3份,异地异库保管。

第十一条 电子文件的移交及归档时间

归档电子文件材料应做到数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致。打印移交目录清单,交接双方在清单上签字生效,交接清单一式两份,双方各执一份。具体归档时间如下。

1、逻辑归档方式归档的电子文件为文件材料办理完毕后立即归档。

2、用物理归档方式归档的电子文件与各部门的纸质档案归档时间相同。

第十二条 电子档案的分类、编目、利用、鉴定、销毁等工作《普通高等学校档案管理办法》以及《山东交通学院档案管理办法》等相关制度执行。

         第十三条 本办法由综合档案室负责解释。

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