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山东交通学院档案管理办法
时间:2014-08-14  

第一章  总则

第一条  为加强学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,充分发挥档案作用,为学校及社会各界服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及教育部、国家档案局联合公布的《高等学校档案管理办法》(第27号令)等法规,结合学校实际,制订本办法。

第二条  本办法所称档案,是指学校在教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案是学校不可再生的宝贵财富,是记录学校改革与发展的重要依据,学校所有单位和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》,承担保护和移交档案的义务。

第四条  档案工作是学校重要的基础性工作,也是反映和衡量学校管理水平的重要标志之一。各单位、部门要高度重视档案工作,保证档案工作依法开展。

第五条  档案工作要纳入学校整体发展规划,纳入学校及各单位、部门工作计划,纳入学校各项工作流程、制度及岗位职责,列入领导议事日程,实行档案工作与学校各项工作的“四同步”,即在布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章  组织机构及职责

第六条  学校成立以校长为组长,分管校领导为副组长,学校主要档案形成部门负责人为成员的档案工作领导小组。领导小组的工作职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律、法规和方针政策,制定学校档案管理方面的规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)按照国家有关规定,建立健全与办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需的设备以及经费;

(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第七条  各单位、部门要确定一名负责人分管档案工作,并配备至少一名兼职档案人员负责具体的档案工作。工作职责是:

(一)贯彻执行《山东交通学院档案管理办法》及其他档案工作文件;

(二)开展档案宣传工作,提高师生员工的档案意识;

(三)按时向综合档案室移交档案,做到立卷规范,归档材料齐全、完整。

第八条  根据学校实际,设立综合档案室,设主任、副主任各一名。综合档案室是保存和利用学校档案的专门机构。工作职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划全校档案工作;

(二)拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度,对各单位、部门档案工作进行监督、指导和检查,履行依法治档职责;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展档案学术研究和交流活动。

第九条 根据需要,利用频繁且具有一定独立性的档案,可设置档案分室,由本单位、部门领导并接受综合档案室业务指导。档案分室负责本单位、部门档案的收集、整理、保管、利用工作,定期向综合档案室移交档案。

第十条  档案工作人员要遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和现代化管理技能。

第十一条 综合档案室专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的专职档案工作人员,要按照法律法规的有关规定,采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。

第三章 档案管理

第十三条  各单位、部门对纸质、电子以及照(胶)片、录像(录音)带等各种载体的档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类,主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等组织在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的年度工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料等;

(二)行政类,主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;各行政职能部门的年度工作计划、总结;上级机关关于学校行政管理的文件材料等;

(三)学生类,主要包括学校培养学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等;

(四)教学类:主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料;

(五)科研类:主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料;

(六)基本建设类:主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料;

(七)仪器设备类:主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)全套随机技术以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料;

(八)外事类:主要包括外事管理和各类外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料;

(九)产品生产类:主要包括学校自行研制、试制产品以及在生产、经营、销售活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料;

(十)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、校报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等;

(十一)财会类:主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

(十二)声像类:主要包括学校各项活动中形成的以及与学校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料;

(十三)实物类,主要包括学校获得各种奖励的荣誉证书、锦旗、奖杯、奖状、奖牌;收藏的领导题词与字画;机构调整合并中形成的废止使用的公章等。

各类档案具体归档范围按照《山东交通学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。

第十四条  我校档案管理实行材料形成单位、部门、课题组立卷归档,综合档案室进行督促、检查与业务指导的管理制度,保证案卷质量。

第十五条  各单位、部门档案工作人员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录、备考表,交本单位、部门档案工作负责人检查合格审核签字,移交综合档案室。

第十六条  归档的文件材料原则上要求是原件,具有凭证作用的文件材料须加盖印章。应质地优良、书绘工整、声像清晰,具体要求按《山东交通学院文件材料立卷归档办法》执行。

电子文件的归档要求按照《山东交通学院电子文件归档管理暂行办法》执行。

第十七条  档案材料归档时间:

学校各单位档案在次学年6月底前归档;科研类档案在项目完成后两个月内归档;基建类档案在项目完成后三个月内归档。

第十八条  按照《山东交通学院文件材料归档范围和保管期限表》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案进行鉴定并登记造册,经有关部门核准后,报校长批准,按规定予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十九条  室藏档案要采取先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十条  由几个单位合作完成的工作或项目,由主办单位将一套完整的文件材料立卷归档,协作单位保存与自己承担任务有关的档案并将复制件送交综合档案室保存。

第二十一条  各有关单位、部门对科研成果、基建工程及大型仪器设备等进行鉴定或验收时要安排本部门的兼职档案人员参加,旨在对其鉴定或验收活动中形成的归档材料进行规范把关。有关业务部门要会同档案工作人员对应归档的文件材料予以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料项目,不予验收,不得上报成果。

第二十二条  举行大型活动或组织开展涉及全校性的专项工作,牵头单位或承办部门在制定活动方案或落实工作任务时,要确定归档材料的负责人和管理人员,工作活动结束后,及时移交应归档材料。

第二十三条  由学校支付经费,代表学校或部门从事党群、行政、教学、科研、外事等公务活动所形成的各种载体(包括有保存价值的会议材料、出版物、声像、光盘、实物等)形式的档案材料,应当按照管理权限或管辖范围及时送交所在部门的兼职档案员登记造册,立卷归档,任何个人不得据为己有。否则,学校对其从事公务活动形成的支出费用不予报销。

对于个人在其非公务活动中形成的重要档案材料,综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十四条  凡涉及或从事公文处理和归档材料保管的干部和职工,由于工作变动、职务升迁等原因,在离岗、离任前需将手中的归档材料及时移交给所在单位或部门的兼职档案人员。

第二十五条  综合档案室应对所存档案和资料的保管情况进行定期检查,注意防火、防盗、防虫、防霉变,消除安全隐患。遇有特殊情况,应当立即向校长报告,及时处理。

第二十六条  综合档案室应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案的利用与公布

第二十七条  综合档案室应当按照国家有关规定公布档案,未经学校授权,其他任何单位或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的。

第二十八条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第二十九条  查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案室负责人批准。涉及未公开的专业技术问题,须经档案形成单位或者本人同意,必要时报请分管院领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,须经学校保密工作部门批准。

第三十条  利用重要、珍贵的档案,一般不提供原件。如有特殊需要,须经学校分管领导或综合档案室负责人批准。

第三十一条  综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖综合档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。档案用于公益目的的,不收取费用;用于个人或者商业目的的,按照有关规定收费。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,可无偿和优先提供。

第三十二条  采取多种形式,积极开展档案宣传工作,积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,须经档案形成单位同意,并报请院长批准。

第三十三条  数字档案室是学校数字校园建设的重要组成部分,要加快数字档案室建设,保证档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第五章  条件保障

第三十四条  学校每年要将档案工作所需专项经费列入年度预算,以适应档案工作开展的需要。

第三十五条  档案库房的建设及设施设备的配备要符合档案管理的要求并适应学校档案工作发展的需要。

第六章  考核与奖惩

第三十六条  建立档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作。将档案工作完成情况作为年终考核条件之一。

第三十七条  对在档案工作中做出突出贡献的单位或者个人,学校给予表彰和奖励。

第三十八条  对损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的档案者;对职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有,拒绝向综合档案室移交者;对工作人员玩职守,造成档案损失者,根据国家有关规定给予处罚。

 

第七章    

第三十九条  本办法由院长办公室负责解释。

第四十条  本办法自公布之日起执行。原《山东交通学院档案管理办法》(鲁交院发[2003]48号)同时废止。

 

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