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办公自动化系统使用管理办法
时间:2014-04-17  

第一章  总则

第一条  为提高办公效率,节约运行成本,提升管理水平,规范办公流程,现就学校办公自动化(以下简称OA)系统的规范使用,制定本办法。

第二条  学校OA系统是数字化校园的一个子系统,是学校实现办公自动化的基础平台,包括周程安排、公文处理、通知公告、综合信息、站内信、移动办公等功能模块。

第二章  系统管理

第三条  本系统运行由学校集中统一管理,学校办公室为主管单位,负责日常运行;信息化建设与管理办公室负责技术支持和系统维护;各单位负责本单位用户管理、信息日常管理、资料收发及检查维护等工作。

第四条  学校办公室安排专人作为系统管理员,负责系统日常管理与监督,指导各使用单位操作办公自动化工作流程。

第五条  信息化建设与管理办公室安排专人作为管理员,负责保障系统正常运行和技术支持与维护。

第六条  各单位应明确一名负责人分管此项工作,同时指定一名工作人员作为本单位OA系统管理员(OA秘书)。

第七条  各单位分管OA系统负责人工作职责

(一)负责本单位OA系统使用管理;

(二)组织完成学校OA系统建设和应用推广的各项任务;

(三)负责组织本单位使用OA系统人员的培训;

(四)负责本单位OA系统的安全和保密工作;

(五)对本单位OA系统管理员的工作进行督促和检查;

(六)负责本单位OA系统工作的其他有关事宜。

第八条  各单位OA系统管理员工作职责

(一)负责本单位OA系统中用户管理和维护,负责各类文件和信息的传递、分发、清理及内部归档等工作;

(二)负责本单位与其他单位在OA系统中非涉密信息的互相传递(发送、接收)工作,确保信息处理及时、准确、畅通;

(三)负责本单位在OA系统中信息的日常维护及相关事宜的协调处理工作;

(四)确保本单位办公网络安全、畅通;

(五)接受学校办公自动化建设和应用管理单位的业务指导,并具体负责培训和指导本单位其他人员对OA系统的使用操作;

(六)处理本单位办公自动化工作其他事务。

第三章  帐户管理

第九条  各单位的相关教职员工(统称用户)在系统中分配唯一实名制帐户。用户调离工作岗位,应办理销户或转户手续。

第十条  新增人员的开户和调离岗位人员的销户或转户由所在单位及时提出书面申请。因使用单位名称、用户出现变更、撤销、合并等情况而需要在OA系统中做相应处理的,应向学校办公室提出书面申请,办理相关手续。

第十一条  系统中用户拥有的操作权限由学校办公室根据该用户的岗位职责分配,并根据岗位和分工的调整作相应调整。

第十二条  各用户应妥善保管自己的帐户资料。登录系统后因故离开要退出系统,以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时报告本单位OA秘书,由OA秘书重新初始化密码。

第四章  人员管理

第十三条  各单位从事OA系统运行、维护和管理工作的人员,必须政治可靠、责任心强,具备良好的服务意识和相应的专业技术水平,熟悉OA系统的操作及相关管理规定,了解国家有关法律、法规,尽职工作,确保工作质量。

第十四条  OA系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度,按照自己的权限,认真完成本人在系统中所承担的工作;必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责,不得将涉密信息、带毒文档录入OA系统。

第十五条  各单位负责人出差、请假期间,如具备网络办公条件,原则上应坚持通过网络保持正常的电子政务处理操作;如受网络条件或者其他条件制约无法进行正常的电子政务处理操作,应于出差或请假前,将该期间内对应于自己的操作权限委托相关人员代为办理,代理人应履行委托人的一切义务。

第五章  公文管理

第十六条  OA系统所涉及的各种公文的格式、行文规则等须按照我校现有的公文处理的有关规定办理。

第十七条  上级和非隶属单位普通来文,需要发布到OA系统中的,统一由学校办公室机要室收文并扫描进行数字化,进入OA系统,由系统收文管理启动该文办理流程。电子公文办理按规定流程进行。

第十八条  公文办理每一环节的办理人可使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作,办理人处理完自己应处理的事务后,应将工作单及时发送给流程规定的下一环节处理人员。如下一环节有多人可供选择,则根据公文的内容和学校的有关规定选择正确的发送对象发送,如发送错误,应在接受方未办理前及时收回。接受方收到通知信息后,应及时办理。

第十九条  各单位在OA系统中发布的消息,应先由本单位领导审核。各单位领导对本单位在OA系统中发布的消息的准确性和严肃性负责。

第二十条  为保证工作时效性,各OA系统用户应及时登录系统,办理相关业务,不得无故延误工作。

第二十一条  学校电子公文归档实行纸质载体(包括文件和领导签发意见)和电子文档双套归档制。各单位在OA系统上运行的电子公文,办结后统一由本单位管理员完成归档工作。

其他与OA系统有关的电子文档按学校档案管理规定归档。

第二十二条  OA系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。各单位可以从OA系统中复制公开发布的公文为纸质形式,被复制的电子公文具有同等效力。

第二十三条  学校对外发文的报送如采用纸质形式,办理过程仍通过OA系统完成。

第二十四条  涉密公文及有关资料不得通过OA系统办理,如违反规定并造成严重泄密等事故的,依据相关法规及学校有关规定进行责任追究。

第二十五条  不得在本系统上发布与工作无关的通知公告和站内信,一切言论应遵守国家相关法律法规,同时尊重他人权益及隐私。

第六章  应急处理及日常维护

第二十六条  当OA系统出现故障,应及时通知信息化建设与管理办公室和学校办公室,查明原因,排除故障。

第二十七条  当OA系统出现故障无法及时排除时,各使用单位可暂时以其它方式进行操作,保障正常办公。待恢复正常后,还需在OA系统中补充办理相应程序。

第二十八条  信息化建设与管理办公室管理员应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施,防止系统中数据的丢失和被非法使用,确保系统安全和正常使用。

第七章    

第二十九条  学校各单位及工作人员,应充分认识OA系统工作的重要性,认真履行自己的职责,积极配合学校办公自动化工作的开展,积极参加学校组织的系统操作培训,并按照学校规定的办公流程进行操作,努力适应办公自动化对办公人员提出的要求。

 

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