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学校会务服务制度
时间:2014-06-04  

一、会场纪律

1.参会人员提前10分钟进入会场,并在指定区域就坐,会议发言人员提前做好准备;

2.不得迟到、早退。因特殊情况确实无法参会人员,应提前向会议召集部门请假,经批准后方可视为请假;

3.参会人员在会场内将手机调成静音或关机状态,不得随意走动、接听电话,不得在会场上私下议论,保持会场安静;

4.保持会场内外环境卫生,爱护公共财产,会场内严禁抽烟,不要随地吐痰、乱扔纸屑。 

5.会议内容如需保密,与会人员必须认真做好保密工作,不得私自散布会议有关消息。

6.会议结束后,相关单位负责人按照会议精神和会议要求,积极做好传达、组织、贯彻、落实工作。

二、会议室管理

1.会议室概况

学校会议室基本情况

 

会议室名称

形式

座位数(个)

设备情况

备注

长清校区第一会议室(办公楼六楼630

圆桌式

内圈:20

外围:10

空调

 

长清校区622会议室

(办公楼六楼622

圆桌式

内圈:16

外围:10

中央空调

 

长清校区614接待室

(办公楼六楼614

会客式

10

中央空调

 

长清校区第二会议室

(办公楼七楼)

圆桌式

内圈:20

外围:38

中央空调

 

长清校区小报告厅

(办公楼七楼 )

课堂式

主席台:12

观众席:140

音响、麦克

 

长清校区办公楼接待室

(办公楼七楼)

会客式

14

中央空调

 

长清校区报告厅接待室

(报告厅)

会客式

 

 

楼宇中心负责

日常管理

无影山校区培训中心

会议室

(培训中心二楼)

圆桌式

 

 

培训中心负责

日常管理

无影山校区图书馆

会议室

(图书馆一楼)

圆桌式

 

 

图书馆负责

日常管理

   2.上述会议场所由学校办公室统一协调使用,并提供会议用茶、水杯、开水、相关技术设备及会场卫生等服务。

3.使用范围

1)长清校区办公楼会议室、贵宾接待室、小报告厅使用范围

●第一会议室主要用于学校党委会、院长办公会等校级会议,经批准由机关职能部门召集、学校领导参加的相关会议。接待重要领导和来宾;

●第二会议室主要用于学校组织承办的各类中、小型会议,经批准由机关职能部门召集的相关会议。

●贵宾接待室主要用于由学校领导参加的来宾接待活动。

●报告厅主要用于由学校组织承办的各类中型会议等活动,经经批准由机关职能部门召集的相关会议。

2)无影山校区培训中心会议室和图书馆会议室主要用于学校承办的各类中、小型会议,经批准由机关职能部门、无影山校区有关二级单位召集的会议。

3)长清校区报告厅和无影山校区图书馆报告厅要优先保证学校召开的重要会议、干部教师全体大会,学校召开或承办的各类报告会、重要活动;经批准由机关职能部门召集的相关会议等。

4.使用注意事项

1)优先使用原则:校级会议优先使用;若机关各职能部门预定的会议室与学校临时性重要会议所用发生冲突,后者优先使用。

2)会议室一经借出,会务工作由使用单位负责,若需要投影、音响等设备须提前与学校办公室联系。

3)在会议、学术活动期间,参加人员不得携带危险性、污染性物品进入会议室。

4)使用单位应爱护室内公用设施,因人为因素损坏或丢失的由使用部门或当事人承担相应赔偿责任。

5)使用单位应保证会议室的清洁、卫生,禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。

6)注意安全,节约用电,会议结束后请自觉关闭电源及门窗。

7)会议室保洁工作人员要及时整理、清扫会议室、报告厅、接待室,保持清洁环境。

三、会议服务

1.会前准备:

1)了解会议名称,提前将会议室门打开;

2)擦拭桌面,保持整洁;

3)检查灯光,调整好多媒体设备;

4)根据需要摆放桌签、纸巾、一次性水杯、盖杯、烟灰缸等物品;

5)检查水杯、桌椅、桌签摆放是否整齐、到位;

6)根据会议时间提前1小时准备好开水、茶叶;

7)保持水壶干净无水渍;

8)会议开始十分钟前站立会议室门口。做好迎接准备。

2.会中服务:

1)向与会人员微笑问好,将客人衣物保管好;

2)根据与会人员具体情况,酌情续水;

3)会议结束,打开会场大门;

4)为与会人员拿取衣物,礼貌道别。

3.会后清理:

1)检查与会人员有误遗留物品;

2)收回并保管好多媒体设备;

3)撤走一次性水杯、盖杯、纸巾、桌签;

4)需要洗涮的物品要及时清洗并消毒;

5)将会议室清扫干净,关闭电源锁门。

 

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