天气预报
  列车航班查询
  信息检索
搜索
  您当前的位置: 首页>> 规章制度
山东交通学院行政公文处理办法
时间:2013-08-05  

第一条 根据国务院《国家行政公文处理办法》(国发[2000]23号)制定本办法。
第二条 山东交通学院校长办公室是学校行政公文处理的管理机构,主管学校对内及对外的所有行政公文的处理工作,并负责指导学校其它行政职能部门及直属单位的行政公文处理工作。对于不符合行政公文处理规范的各类公文,有权责令其退回重印。
第三条 学校所属各职能部门及直属单位应配备符合职位要求的专兼职干部负责公文处理工作。
第四条 公文处理应做到及时、准确、安全、保密,并努力提高公文处理的效率和质量;行文要少而精,注重效用;必须严格执行国家保密纪律和有关规定,确保国家秘密安全。
第五条 各单位、部门的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第五条 公文处理应贯彻“党政分开”的原则。
第二章 公文种类
第六条 山东交通学院常用行政公文种类主要包括:
(一)决定
适用于对重要事项或重大活动做出安排。
(二)通知
适用于发布行政规章;转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和调配干部等。
(三)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(四)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。
(五)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(六)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(七)函
适用于相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(八)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由发文机关、秘密登记、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关等部分组成。
(一)发文机关应当写全称或规范简称;联合行文,主办机关排列在前。
(二)发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。
(三)上报的公文,应注明签发人、会签人姓名。
(四)公文标题应当准确地概括公文的主要内容和公文种类,一般应标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(五)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范简称、统称。
(六)公文中如有附件(不包括被批转、报送件),应当在正文之后,成文日期前,注明附件的名称和件数。
(七)公文除会议纪要外,应当加盖公章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖公章。
(八)成文日期以领导人签发的日期为准;联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。
(九)学院的各类行政公文都应注明主题词。
第八条 学校公文采用A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第九条 学校在职权范围内,可向上级机关及上级机关各部门、其它各类有相关工作关系的上级或同级部门及企事业单位行文。
第十条 学校各职能部门及直属单位针对职权范围内的事项可自行发文,但不能以本单位(部门)的名义向除学校之外的上级机关或其他单位行文。
第十一条 “请示”应当一文一事;一般只主送一个上级机关,确需同时送其他机关的,应当用抄送的形式,但不能抄送其下级机关。所有“请示”均须送学校办公室,不得直接送领导个人。
第十二条 “报告”、“纪要”、“简报”中不得夹带请示事项。
第十三条 如确有必要,同级的校内各职能部门及直属单位之间可联合行文,但联合行文的单位不宜过多。
第十四条 经批准在学校校报或学报上全文发布的法规,应视为正式公文依照执行,可不再行文。同时,由发文机印制少量文本,供存档备查。
第五章 公文办理
第十五条 公文办理分为收文和发文。收文办理指对收到的公文的办理过程,包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理指以本单位(部门)的名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第十五条 收文办理应当注意事项:
(一)登记包括:来文机关、文号、标题、来文日期、收文编号等。一般事物性来文可视情况是否登记。
学校收文办理,由学校机要室负责办理。学校各职能部门或直属单位的收文由本部门(单位)根据情况交由专人管理。
(二)凡由学校各职能部门或直属单位送学校并需办理的公文,应送院长办公室办理,由院长办公室根据内容和性质,提出拟办意见,分送校领导批示或送有关部门(单位)办理。承办单位(部门)应按时限要求及时办理,不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或不适宜由本单位办理的,应迅速退回交办部门,并说明理由。
(三)公文办理中遇有涉及其它部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报交办部门协调。
(四)院长办公室建立拟办、分办公文的检查催办制度,并负责检查督办。
第十六条 发文办理应当严格遵照发文程序:
(一)学校发文程序:主办单位(部门)承办人拟稿——本单位(部门)领导审核——院长办公室核稿——校领导审阅签发——院长办公室登记编号、加盖公章——文印室缮印——院长办公室封发。
(二)学校职能部门或直属单位发文程序:参照学校发文程序办理,并应在每年年末将本年度所有发文一式两份送学校档案室存档。
第十七条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家法律、法规,地方的方针、政策及学校的有关规定。
(二)情况属实,观点明确,条理清楚,结构严谨,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和主送机关的行文关系确定。
(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文标题应先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应写具体的年、月、日。
(五)必须使用国家法定的计量单位。
(六)文内使用非规范化简称,应当线用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(七)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有谢词色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第十八条 发文的用字规则
(一)发文字号:置红头之下,横线中央之上,用4号仿宋字。
(二)文件标题:用2号宋体字,可加黑。
(三)文件抬头:置标题之下,空一行,顶格,用3号仿宋字。
(四)正文:用3号仿宋字,如需变换字体,按以下方式:一级标题(一、)使用3号黑体字,句尾不加标点;二级标题[(一)],用3号楷体,可不另起行;三级标题(1.)以下用3号仿宋字。
(五)附件:如有附件,在正文之下,空一行,文件落款之上注名明顺序和名称,用3号仿宋字。
(六)落款:指成文时间,用3号仿宋字。
(七)主题词:“主题词”三字顶格,用3号黑体,内容用3号仿宋字。
(八)抄报、抄送机关:“抄报”、“抄送”前空1个字,用小4号黑体字,抄报、抄送单位用小4号仿宋字。
第十九条 公文稿中凡涉及其它单位的问题,主办单位应主动与有关单位协商,并由其主要负责人在发文稿纸的职能处室会签处会签。
第二十条 公文送校领导签发之前,应由院长办公室审核。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家和地方的法律、法规和方针、政策及学校的有关规定,是否需语有关部门协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
在不改变原意的情况下,核稿人可对文稿进行删节核文字加工。需对文稿进行较大修改时,应提出修改意见,由主办单位修改。
公文经学校领导或部门领导签发后,办公室或部门秘书工作人员应注意领导对文稿有无修改,必要时做适当文字处理。
会签单位和核稿人应注意保持稿面的整洁。稿面不洁,字迹潦草,涂改勾划较乱的,由经办人清稿,并将原稿附后。
第二十一条 公文签发:
学校发文,一般按学校领导分工,由主管校领导签发,涉及其他分管校领导职权范围的,由分管校领导在发文稿纸的会签处会签;上报的或重要的下发公文,由院长或授权副院长签发。
各只能部门和直属单位发文,由本部门(单位)主要负责人签发,主要负责人不在时,由主要负责人授权的主持工作者签发。
第二十二条 审批公文,主批人应有明确意见,并签署姓名和审批日期。其他审批人圈阅,视为同意。公文签发人对所签发的公文内容全面负责。
第二十三条 缮校
(一)学校所有发文均有学校文印室负责缮印。缮印过程中,如需修改原文,应同核稿人联系。
(二)学校发文打印在印有山东交通学院文件字样的文头纸上,各单位(部门)发文打印在印有山东交通学院字样的文头纸上。
(三)发文校对由经办人负责校对。属上报公文,付印前经办公室核稿人看样。
第二十四条 上级行政机关的行政公文,除绝密和注明不准翻印以外,经下一级机关负责人或办公室主任批准,可以翻印,但应注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制、不得密电明复、明电密复。
第二十五条 传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。绝密公文不得用计算机、传真机传输。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第二十五条 公文办理完成后,应当根据《中华人民共和国档案法》及学校的有关规定,及时立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十六条 不具备归档和查存价值的公文,经过鉴别和处室领导批准,可以销毁。销毁绝密公文应进行登记,到指定场所由二人以上监督销毁。
第七章 附则
第二十七条 本办法由院长办公室负责解释。
第二十八条 本办法自下发之日起执行,1998年1月1日执行的《济南交通高等专科学校行政公文处理办法》废止。
 

顶部】 【关闭
 

办公地址:济南市长清大学科技园海棠路5001号 · 邮编:250357 · Copyright @ 2002-2012 山东交通学院-党委 院长办公室

设为首页| 加入收藏 网站浏览: