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学校印章使用管理办法
时间:2014-03-05  

为规范和加强学校印章的使用与管理,维护印章使用管理的严肃性、权威性,根据我校实际特制定本办法。

一、印章管理的原则

(一)安全性原则。印章由政治素养高、责任心强的秘书保管,专人专柜,防止被滥用或盗用,确保印章安全。

(二)严肃性原则。依据国家有关法规和学校有关规定,严格办事程序,杜绝违纪印、人情印。

(三)规范性原则。涉及印章管理每一个环节必须规范有序。

二、学校办公室印章使用管理职责

(一)掌管学校党委印章、学校行政印章及钢印、党委办公室印章、院长办公室印章、校领导名章。

(二)各职能处室、各院系、各直属单位印章的刻制、颁发、启用、停用、缴毁等事项管理。

三、印章的保管

(一)实行专人负责制。印章的保管、使用由专人负责,未经允许,其它人不得代管,也不得擅自委托他人代管。

(二)印章应存放于保险柜或抽屉中,并上锁。使用时开锁取出,用后即归位上锁。不得将钥匙交给他人。

(三)用印一律在办公室内,不得将印章携带外出使用。用印时印章管理人员不得离开。印章不得借出。

(四)颁发、接收新印章,应办理移交登记手续。

(五)印章损坏时,应按有关规定办理手续,及时更换,确保印痕清晰。

(六)一旦发现印章丢失,应保护现场,并及时报告,协助查明原因。

四、印章的使用范围

(一)党委印章。用于以学校党委名义印发的各类文件、通知、报告、公函等常规公文,以学校党委名义出具的聘书、奖状、请柬、介绍信等常规证书、证明以及各类申报材料、出国审批表等。

(二)学校钢印。用于附有照片的工作证、学生证、毕业证、学位证、肄业证、进修证、荣誉证等。

(三)学校行政印章。用于以学校名义印发的文件、报表、布告、通告、公函、聘书、请柬、奖状、合同、协议书以及学生证、毕业证、录取通知书、荣誉证书、各类申报材料等。

(四)党委办公室印章。用于以党委办公室名义印发的文件以及以党委办公室名义出具的证明、简报、单据等。

(五)院长办公室印章。用于以院长办公室名义印发的文件、因公因私证明、简报、单据等。

(六)党委书记公务名章。用于审批新党员、党校培训结业证等。

(七)院长签名章。用于毕业证、学位证、聘书、聘任通知等。

(八)院长公务名章。用于计划任务书、项目申请书、成果申报书等。

(九)招生专用章。用于招生计划、学生录取通知书、录取学生名册及招生工作相关证明等。

(十)毕业生就业专用章。用于学生就业协议书、毕业生就业推荐表、毕业生身份证明等。

(十一)合同专用章(1)。用于设备招标、采购等合同。

(十二)合同专用章(2)。用于家具招标、采购,维修、土建,环境绿化等合同。

(十三)合同专用章(3)。用于基建工程勘测、设计、施工、安装、监理、项目管理等合同以及建筑材料、设备等采购合同。

(十四)技术合同专用章。用于技术合作、开发、转让、服务等合同。

(十五)财务专用章。用于日常财务开出的票据、银行支票支付、提取现金等。           

(十六)劳动工资专用章。用于工资转移、工资审批表等。

(十七)教师职务中级评审委员会印章、教师职务高级评审委员会印章、专业技术职务初级评审委员会印章、实验职务中级评审委员会印章。用于相应专业技术职务的评审意见、评审表、资格证书等。 

(十八)学位评定委员会印章。用于学位评定委员会印发的文件、报告、请示、信函等。

五、学校印章使用基本程序

(一)用印要履行登记手续,当事人要填写《学校印章使用审批单》,标明用印时间、事由,部门负责人、学校办公室主任、分管校领导均要签字。

(二)常规用印由学校办公室主任审批。

(三)印章管理人员审阅核实用印内容及领导批示意见。

(四)用印。

(五)整理、留存有关资料(审批表,合同、协议副本,证书名册等)。

六、用印基本要求

(一)用印前必须履行用印程序。申请使用的印章必须与文件或材料落款名称相一致,不符者拒绝用印。

(二)对学生证(含补发、换发)、毕业证、学位证、结业证、新生入学通知书等加盖印章,须凭主管部门审核后的正式名册,经审批后,由专人交学校办公室核查无误后,加盖学校印章。

(三)对各类奖励和荣誉证书、兼职或客座教授的聘书,须分别凭校级文件或校领导审批单,加盖学校印章。

(四)外出联系工作、办理公务所需的介绍信、证明等,一般由本部门开具介绍信、证明,并盖部门印章,如需盖校级印章,须填写《学校印章使用审批单》,经部门负责人签字后,到学校办公室办理用印手续。

(五)学生如需开具校级证明或介绍信,须先向所在院系提出书面申请,经院系领导签署意见后,由院系办公室人员到学校办公室办理有关手续,学生个人直接到办公室开具介绍信或加盖学校印章,一概不予办理。

(六)对空白稿纸和介绍信等一律不得盖印。

(七)加盖校领导名章,应先征得

领导本人同意。

七、用印基本方法

(一)执印要正,印泥要匀,落印要稳,确保印痕字迹端正、图形清晰,做到不倒、不斜、不偏、不糊、不错。

(二)用印位置。印痕要骑压年月,不压正文,不压领导签字。钢印要加盖在证件与头像下部交接处。

八、校内印章的管理

(一)学校办公室凭正式机构成立文件为各二级单位(部门)统一刻制印章;各二级单位(部门)负责刻制其内设机构用章,学校办公室给与协助,印章刻印完毕后到学校办公室留印模存档。

(二)新刻制的印章在学校办公室留印模并发文公布后正式启用。

(三)如单位撤销或更名,或印章损坏,原印章立即停止使用,并交学校办公室交公安机关予以注销或刻制新印章,学校办公室发布公章作废或启用公文。

(四)未经审批擅自刻制的印章视为无效。同时,学校将收缴其印章并依法追究单位主要负责人的责任。

(五)各单位(部门)印章要由专人管理,保管使用要认真负责,坚持原则,并按规定手续办理。

(六)校内各单位(部门)的印章不得代表学校用于对外签订协议、合同。

(七)校内各单位(部门)应参照本办法制定相应印章使用管理制度,并报学校办公室备案。

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